Ce qu'on a automatisé chez nous
De la rencontre client à l'offre de services, sans perdre la main.
io4 Technologies rédige ses offres de services avec un agent IA branché sur ses vrais outils : le CRM, la bibliothèque de documents, la grille tarifaire, le corpus des offres déjà livrées. Le process compte quatre étapes obligatoires, une auto-évaluation notée, et une validation humaine à chaque porte. Voici ce que ça donne, écran par écran.
Le temps récupéré
Trois heures par offre, ramenées à trente minutes
Le volume n'a pas bougé. L'équipe de vente prépare toujours douze offres par semaine. C'est le temps passé sur chacune qui a changé.
Base de calcul : 12 offres par semaine (équipe de 3 vendeurs) sur 48 semaines, valorisées au coût horaire interne de l'équipe de vente.
La chaîne complète
Les cases foncées sont les points où un humain tranche. L'agent ne franchit aucune de ces portes tout seul.
Le transcript arrive tout seul
Chaque rencontre client enregistrée dans Teams est transcrite, puis déposée par une automatisation sur un site SharePoint dédié. Rangement par année, puis par organisateur. Personne ne classe rien à la main.
- Source unique : tous les transcrits sont au même endroit, l'agent sait où chercher.
- Les autres intrants se joignent à la conversation : notes, courriels, document de besoins du client, appel d'offres.
- Aucune information n'est reprise de mémoire. Ce qui n'est pas dans les intrants ou dans nos systèmes est demandé.
Bibliothèque des transcrits. Reconstitution, avec un client fictif.
Avant l'étape 1
La première question porte sur nous, pas sur le client
Qui prépare cette offre ? La réponse fixe la signature au bas du document et le responsable du dossier. Tant qu'elle n'est pas donnée, l'analyse ne démarre pas. Trois personnes peuvent préparer une offre chez io4, et le document doit dire laquelle.
Analyse, dossier CRM, calibration
L'agent lit tout avant de répondre. Il produit une synthèse en sept blocs, dont deux qui comptent vraiment : le besoin exprimé et le besoin réel, celui qu'on lit entre les lignes du transcript.
- Le CRM est source et destination. L'agent cherche le compte, le contact et l'offre. Si l'entreprise lui est inconnue, il monte son profil par recherche web : site officiel, Registraire des entreprises du Québec, LinkedIn.
- Ce qui manque au CRM, il propose de le créer. Rien n'est écrit sans accord explicite, aucune valeur déjà remplie n'est modifiée.
- Compte, contact et offre doivent être reliés entre eux avant de passer à la suite. Les liens manquants sont corrigés.
- Calibration sur le corpus. Il scanne les offres déjà livrées et lit les plus proches, même type de mandat ou même secteur.
- Si le mandat est inédit et qu'aucune offre maison ne sert de repère, il fait une veille marché : 20 à 100 sources parcourues, 5 à 10 retenues, tableau de calibration.
Besoin réel : l'information vit dans quatre endroits différents et personne ne sait lequel fait foi. Le vrai enjeu est la gouvernance du contenu, pas le visuel.
- Compte
- Groupe Vireo inc.
- Adresse
- Trouvée au registreà valider
- Contact
- Directrice TIà créer
- Offre
- AF-4801
- Combien d'unités d'affaires publient du contenu ?
- Qui tranche sur l'arborescence finale ?
- Y a-t-il une date imposée par une autre échéance ?
Synthèse, dossier CRM et questions de cadrage. Reconstitution.
La portée se discute avant d'être mise en page
Une fois les réponses reçues, l'agent écrit la portée en brouillon, dans la conversation. Pas encore dans le document. C'est là que le préparateur corrige, coupe, ajoute.
- Portée découpée en phases numérotées, chaque activité assez précise pour être estimée en heures.
- Un livrable par puce, nommé. Le client doit pouvoir imaginer ce qu'il reçoit.
- Estimation par rôle et par phase, tirée de la grille tarifaire de l'année. Jamais un prix de mémoire.
- Portion licences, s'il y en a : produit exact, nombre d'unités, prix unitaire, type d'engagement, et la date à laquelle le prix a été validé. Toujours repris de la source à jour, jamais d'une offre antérieure.
- Hypothèses, prérequis, limitations et exclusions : toujours présents, c'est ce qui protège les deux parties.
- Terminologie maison appliquée à la lettre : « offre de services » et non « soumission », « portée » et non « scope », « atelier » et non « workshop ».
- Atelier de définition des rôles éditeurs et approbateurs.
- Matrice des responsabilités par unité d'affaires.
- Règles de cycle de vie et de révision des pages.
| Rôle | Phase | Heures |
|---|---|---|
| Architecte Microsoft 365 | 1 · Cadrage | 18 |
| Spécialiste SharePoint | 2 · Gouvernance | 32 |
| Spécialiste SharePoint | 3 · Mise en place | 46 |
| Gestion de projet | 1 à 4 | 14 |
| Total | 110 | |
Brouillon de portée et ventilation des heures. Reconstitution, chiffres d'exemple.
Le gabarit se remplit, il ne se réinvente pas
Sept gabarits couvrent nos archétypes de mandat. L'agent choisit le bon à l'étape 1 et le remplit à l'étape 3. Les sections contractuelles, elles, ne bougent jamais.
Ces gabarits, c'est l'agent qui les a montés, au démarrage du projet, à partir de tout ce que nos offres devaient contenir. Un travail fait une seule fois. Ensuite on les met à jour quand un besoin change, pas à chaque offre.
- Convention de services en 13 articles, engagement, coordonnées : intactes, quel que soit le mandat.
- Zéro champ laissé vide et zéro champ inventé. S'il manque une information, l'agent la réclame.
- Règle de mise en page non négociable : un bloc de page HTML égale une page PDF Letter, sans coupure. En cas de risque de débordement, on scinde avant, jamais après.
OFFRE DE SERVICERefonte et gouvernance de l'intranet Groupe Vireo
Préparée pour Groupe Vireo inc. · Distribution alimentaire
- Une arborescence unique, validée par les unités d'affaires.
- Un cadre de gouvernance qui nomme les éditeurs et les approbateurs.
- Des règles écrites de révision et de retrait du contenu.
- Le transfert de connaissances à l'équipe interne.
Page couverture générée. Mise en page réelle des offres io4, contenu d'exemple.
Contrôle qualité, page par page
Avant de remettre quoi que ce soit, l'agent passe la checklist qualité et produit un rapport en trois colonnes : ce qui passe, ce qui mérite une relecture humaine, ce qui ne s'applique pas.
110 points de contrôle, répartis en 13 sections, du choix du gabarit jusqu'au test d'impression.
- Le rendu PDF est vérifié page par page : aucun texte coupé, aucun tableau scindé sans son en-tête, aucune signature orpheline, pagination cohérente.
- Un débordement détecté, et la livraison s'arrête. On scinde, on renumérote, on reteste.
- Cohérence du numéro d'offre et des coordonnées partout dans le document.
Contrôles passés
- Aucun champ résiduel non rempli
- Convention 13 articles intacte
- Coordonnées et numéro d'offre cohérents
- Mise en page d'impression conforme
À relire
- Page 5 : le tableau de tarification déborde, à scinder avant livraison
- Volumétrie des unités d'affaires à confirmer auprès du Client
Rapport de qualité et miniatures d'impression. Reconstitution.
L'offre est notée contre le besoin du client
Sur les mandats de type projet, l'agent reprend les intrants de départ et relit l'offre finale comme s'il était le client. Cinq critères, 20 points chacun.
- Couverture du besoin exprimé, couverture du besoin réel, clarté des livrables, cohérence effort et prix, protection des deux parties.
- Chaque écart est localisé : la page, la section, la phase.
- Sous 90 sur 100, l'offre n'est pas livrée. L'agent corrige ce qu'il peut seul, réévalue, et remonte au préparateur ce qui demande un arbitrage.
- Elle ne s'applique pas aux banques d'heures, aux offres de licences ni au matériel. Sur ces mandats, la checklist qualité suffit, et l'agent le dit plutôt que d'inventer une note.
- La note suit le dossier : elle est reportée au registre et dans la note de l'offre au CRM.
Première passe à 84. Deux écarts corrigés, puis réévaluation.
Grille d'auto-évaluation. Reconstitution, notes d'exemple.
Deux dépôts, un registre, un retour au CRM
L'offre part en HTML et en PDF. L'original reste à plat dans le référentiel, parce que c'est lui qui calibrera la prochaine offre du même type. Une copie va dans le dossier du client.
- Une ligne au registre par livraison : date, client, numéro d'offre, gabarit, préparateur, montant, heures, note. Une révision ajoute une ligne, elle n'écrase jamais la précédente.
- Retour au CRM : le montant de l'offre, et une note qui résume le mandat, le gabarit, les heures et la note sur 100. Le stade de l'offre, c'est le préparateur qui le change.
- Compte rendu final au préparateur : client, numéro d'offre, gabarit, montant, heures, note sur 100, les deux emplacements des fichiers, et le détail de ce qui a été écrit au CRM.
- Le courriel au client n'est jamais envoyé par l'agent. Il en prépare un brouillon si on le lui demande, et c'est tout.
├─ ODS_io4_GroupeVireo_IntranetSharePoint_v1.html
├─ ODS_io4_GroupeVireo_IntranetSharePoint_v1.pdf
└─ _Registre_ODS.csv
Groupe Vireo/ Quote/
└─ Groupe Vireo - Intranet SharePoint/
├─ …_v1.html
└─ …_v1.pdf
2026-09-12;Groupe Vireo;AF-4801;07;Louis-Philippe;18700;110;93
Double dépôt et ligne de registre. Reconstitution.
Les sept gabarits
Un archétype de mandat, un gabarit
Le choix du gabarit se fait à l'étape 1 et se justifie. Si aucun ne convient, on le dit plutôt que de forcer.
| # | Archétype | Quand il sert |
|---|---|---|
| 01 | Banque d'heures io4 360 | Renouvellement ou nouveau contrat où le client choisit entre trois paliers. |
| 02 | Banque d'heures, forfait fixe | Volume négocié sur mesure, un seul forfait, pas de paliers. |
| 03 | Readiness Copilot / IA | Audit sur quatre axes, puis trois vagues : gains rapides, consolidation, optimisation. |
| 04 | Bilan de santé et sécurité | Audit forfaitaire, aligné sur les référentiels reconnus. |
| 05 | Formation par cohortes | Cohortes ou plan modulaire à plusieurs modules. |
| 06 | Service récurrent infogéré | Abonnement mensuel : phase d'intégration, puis exploitation continue. |
| 07 | Projet ponctuel structuré | Livrable fermé : migration, automatisation, diagnostic. |
Les garde-fous
Ce que l'agent ne fait jamais
Un process de rédaction assisté ne vaut que par ce qu'il s'interdit. Ces règles sont écrites dans les instructions de l'agent, pas laissées à son jugement.
Jamais
- Inventer un chiffre, une date, un nom, une volumétrie, une capacité
- Combler un trou par une hypothèse au lieu de le nommer
- Promettre un résultat. io4 s'engage sur des moyens
- Écrire au CRM sans accord explicite, ni modifier une valeur déjà remplie
- Chiffrer une licence de mémoire ou en recopiant une ancienne offre
- Sauter une étape, même à la demande
- Envoyer un courriel au client
Toujours
- Nommer ce qui manque et le demander
- Citer la source de chaque repère de calibration
- Découper la portée en activités estimables en heures
- Écrire les hypothèses, les prérequis et les exclusions
- Vérifier le rendu page par page avant de livrer
- Laisser le dernier mot à la relecture humaine
Ce que ça démontre
On l'a construit pour nous, avec nos vraies contraintes
Ce process n'est pas une démonstration de laboratoire. Il tourne sur nos mandats réels, branché sur notre CRM, notre bibliothèque documentaire et notre grille tarifaire. Les règles qu'il applique sont celles qu'on s'impose depuis des années, écrites noir sur blanc plutôt que gardées dans la tête de trois personnes.
C'est ce type de chaîne qu'on met en place chez nos clients : un agent branché sur les systèmes en place, qui prépare le travail, documente ce qu'il fait, et laisse la décision à l'humain aux endroits où elle compte. Le gain n'est pas la vitesse seule. C'est de livrer la même qualité, quel que soit celui qui prépare.
io4 Technologies inc. · Microsoft Solutions Partner · io4tech.com · 1 888 285 9583
Les écrans de cette page sont des reconstitutions fidèles du process, montées avec un client fictif. Aucune donnée client réelle n'y figure.