Retrouver le bon contexte.
Notes de rencontre, dossier CRM, fichiers et courriels : préparer un document commence souvent par une recherche dans plusieurs outils.
io4 Agents · Automatisation et IA
Moins de tâches répétitives.
Plus de temps pour vos clients et vos projets.
io4 relie vos outils et met en place des automatisations et des assistants IA adaptés à vos processus. Pour préparer une offre, démarrer un mandat ou suivre un projet, votre équipe avance avec les bonnes informations et les validations nécessaires.
30 minutes, sans engagement. Vous apportez un exemple de travail qui se répète. Nous vous montrons un processus utilisé chez io4.
CRMClients et affaires
Microsoft 365Notes et documents
GestionProjets et finances
Votre processus avec io4Rassembler · Préparer · Vérifier
Vos sources et vos règles, reliées au travail à faire.
Une offre
à relire
à relire
Un mandat
à démarrer
à démarrer
Un suivi
à examiner
à examiner
Votre équipe garde la mainDécisions et validations aux étapes prévues
Schéma de principe · Le parcours est adapté à votre entreprise.
Microsoft Solutions Partner · MontréalVos outils · Vos règles · Votre équipeCopilot Studio · Claude · OpenAI
Le travail entre vos outils
Vos applications sont en place.
Quelqu'un fait encore le lien à la main.
L'information existe. Pourtant, votre équipe doit encore la chercher, la recopier et la faire circuler pour que le travail avance.
Passer à l'étape suivante.
Une offre est signée ou une demande est approuvée. Il reste à créer le dossier, transmettre les informations et vérifier les prérequis.
Savoir où intervenir.
Pour connaître l'état d'un projet, il faut recouper les heures, les échéances, les actions et la facturation.
C'est ce travail de préparation et de coordination que nous vous aidons à réduire.
Nous partons des étapes, des informations et des décisions de votre processus pour choisir ce qui peut être automatisé ou assisté.
Cinq points de départ concrets
Où votre équipe pourrait-elle
récupérer du temps ?
De la première offre au suivi des mandats, choisissez le travail qui revient chez vous. Chaque exemple est adapté à vos systèmes, à vos règles et à vos accès.
01 · VENDRE
Préparer vos offres de services.
L'agent lit le transcript de la rencontre, va chercher le contexte dans votre CRM et votre grille tarifaire, puis rédige l'offre dans le bon gabarit : portée par phases, estimation par rôle, exclusions.
Le travail à réduire
Trois heures de manutention par offre : retrouver le contexte, repartir d'un vieux document, recopier les prix et les références à la main.
01 · VOS SOURCES
Transcript + CRM + grille tarifaire
Compte, contact et offres comparables déjà livrées
02 · LE TRAVAIL PRÉPARÉ
Rédiger et auto-évaluer
Portée par phases, estimation par rôle, contrôle qualité noté avant remise
03 · VOTRE ÉQUIPE
Arbitrer et signer
Le vendeur tranche la portée et le prix. Rien ne part sans lui.
Une offre complète et cohérente avec vos offres déjà livrées, prête à approuver.
Explorer la solution ODS →02 · LIVRER
Démarrer et suivre vos mandats.
Dès l'offre signée, l'agent monte le dossier de démarrage, puis réconcilie CRM, heures et facturation pour donner l'état réel de chaque mandat et signaler les dérapages.
Le travail à réduire
L'information se perd entre la vente et la livraison, et pour suivre un dossier il faut ensuite ouvrir plusieurs systèmes et refaire le calcul à la main.
01 · VOS SOURCES
Offre signée + heures + facturation
Le dossier client et l'avancement réel
02 · LE TRAVAIL PRÉPARÉ
Démarrer puis suivre
Dossier de démarrage, puis heures dépassées, facture manquante, client sans nouvelles
03 · VOTRE ÉQUIPE
Piloter et arbitrer
Le responsable confirme le démarrage et tranche sur les écarts
Un mandat lancé proprement et suivi en continu : les dérapages sont signalés tôt, pas à la facture finale.
03 · ATTIRER
Qualifier et relancer vos prospects.
Chaque demande entrante est enrichie et notée selon vos critères, routée au bon vendeur et relancée au bon moment : aucun prospect ne tombe entre les mailles.
Le travail à réduire
Les demandes arrivent par courriel, formulaire, téléphone. Certaines attendent des jours, d'autres se perdent, et personne ne sait lesquelles valent un suivi.
01 · VOS SOURCES
Demandes entrantes + CRM + vos critères
Formulaires, courriels et appels
02 · LE TRAVAIL PRÉPARÉ
Enrichir, noter, router
Profil complété, score selon vos règles, relances planifiées
03 · VOTRE ÉQUIPE
Décider et vendre
Le vendeur se concentre sur les prospects qualifiés
Des prospects qualifiés et priorisés, relancés à temps : plus rien ne tombe entre les mailles.
04 · SERVIR
Traiter vos demandes clients.
L'agent trie les demandes entrantes, prépare une réponse à partir de votre base de connaissances et de l'historique du client, et escalade au bon responsable les cas qui le méritent.
Le travail à réduire
Les demandes s'accumulent dans une boîte partagée. On cherche le contexte, on répète les mêmes réponses, et les cas urgents se noient dans le volume.
01 · VOS SOURCES
Demande + historique + base de connaissances
Le contexte complet du client
02 · LE TRAVAIL PRÉPARÉ
Trier, contextualiser, rédiger
Priorité, réponse préparée, cas à escalader identifiés
03 · VOTRE ÉQUIPE
Valider et répondre
Votre équipe approuve ou reprend la main sur les cas sensibles
Des réponses prêtes et priorisées, un client servi plus vite, les cas complexes escaladés au bon moment.
05 · TRAITER
Extraire vos documents vers vos systèmes.
Factures fournisseurs, bons de commande, contrats, formulaires : l'agent lit le document, en extrait les données et les prépare pour vos systèmes, avec un contrôle sur les cas douteux.
Le travail à réduire
Quelqu'un recopie à la main les factures et les formulaires dans le système, une ligne à la fois. Lent, répétitif, et une coquille finit toujours par s'y glisser.
01 · VOS SOURCES
Documents entrants + vos systèmes
Factures, contrats, formulaires
02 · LE TRAVAIL PRÉPARÉ
Lire, extraire, contrôler
Données extraites, rapprochées, écarts et doublons signalés
03 · VOTRE ÉQUIPE
Vérifier les cas douteux
Votre équipe ne tranche que les exceptions
Des données saisies dans vos systèmes sans recopie manuelle, et les exceptions signalées pour vérification.
Ces usages illustrent des possibilités de réalisation. Leur périmètre et leur niveau d'autonomie sont définis au cadrage.
Le bon niveau d'automatisation
Automatiser une tâche.
Préparer le travail. Accompagner un expert.
Un même processus peut combiner ces trois approches. Nous retenons celles qui servent votre besoin, avec les contrôles adaptés.
Des règles pour ce qui est prévisible.
Créer un dossier, acheminer une approbation ou mettre à jour un système après validation.
Exemple : une demande complète est transmise au gestionnaire désigné.
De l'IA pour lire et préparer.
Extraire des informations, classer une demande ou préparer un document à partir de plusieurs sources.
Exemple : une synthèse de rencontre est préparée pour relecture.
Un assistant pour réfléchir et rédiger.
Poser les bonnes questions, construire une réponse par étapes et signaler les incohérences.
Exemple : une ODS complexe progresse section par section avec vos experts.
Vos règles déterminent
ce qui peut avancer seul.
Une automatisation classique peut suffire. Lorsque l'IA est utile, les sources, les contrôles et les étapes de validation sont définis avec vous. Les exceptions sont dirigées vers les bonnes personnes.
Un usage réel chez io4
Nous préparons nos propres
offres avec un agent.
Retrouver le contexte, préparer la portée, remplir le gabarit et relever les points à vérifier : c'est un processus que nous utilisons dans nos opérations.
3 h→30 minde préparation par offre
30 hlibérées chaque semaine
7gabarits selon le type de mandat
Résultats rapportés par io4 pour son processus interne : 12 offres par semaine, préparées par une équipe de 3 vendeurs. Ces gains concernent ce processus. Les résultats sur vos dossiers et sur d'autres usages sont évalués au pilote.
La portée et le prix restent des décisions humaines.
L'agent prépare le travail. Le préparateur précise les informations manquantes, arbitre les engagements et relit le document avant l'envoi.
Le cas détaillé présente des reconstitutions avec un client fictif, sans exposer de données client.
Explorer l'offre io4 pour les ODSLa même démarche, au-delà des offres.
Nous utilisons aussi des automatisations pour préparer le démarrage des mandats et relier l'information entre nos outils de gestion.
Ces usages donnent un point de départ concret à la discussion. Votre processus conserve sa portée, ses contrôles et ses critères de réussite.
Vos outils. Votre façon de travailler.
On part de ce que
vous utilisez déjà.
Microsoft 365, votre CRM et vos outils de gestion restent les sources de référence. Nous évaluons les connexions possibles et les actions nécessaires avant de choisir la solution.
Vos usages Microsoft
Avec Copilot Studio
Pour construire des agents reliés à vos sources et à vos processus Microsoft, avec les connecteurs et les flux Power Platform.
Les canaux d'utilisation, les licences, les accès et les actions sont validés avec vos TI.
L'approche utilisée chez io4
Avec Claude
Une option pour exploiter vos documents, préparer du contenu et accompagner les tâches de raisonnement et de rédaction.
Nous utilisons Claude pour notre propre processus d'offres. Le mode de déploiement dépend de l'usage visé.
Vous utilisez déjà ChatGPT ?
Avec OpenAI aussi
Nous évaluons votre abonnement ChatGPT, les connexions disponibles et les actions autorisées pour construire une approche adaptée.
Comptes Pro ou environnement partagé : nous vérifions ce que vos accès permettent et les besoins d'intégration complémentaires.
Microsoft 365SharePointVotre CRMGestion de projetsFacturationVos outils internes
Abonnements, intégrations et données : qu'est-ce qui est vérifié ?
Les fonctions disponibles dépendent du forfait et des connexions autorisées. Une automatisation sur événement peut nécessiter une intégration et une facturation distinctes de l'abonnement utilisé par vos équipes.
Nous définissons avec vos TI les sources, les permissions, les destinataires des données, leur conservation et les conditions de traitement applicables à la configuration retenue.
Un premier chantier utile et mesurable
Commencer au bon endroit.
Puis tester sur vos cas.
Un bon candidat revient régulièrement, suit des étapes explicables, dispose de sources accessibles et a un responsable capable de valider le résultat.
Examiner votre réalité.
Vous apportez un exemple. Nous regardons les étapes, les outils, les intervenants et le volume de travail.
30 minutes · sans engagementDéfinir le premier chantier.
Sources, règles, accès, validations, livrables et critères de réussite sont précisés avant la réalisation.
Atelier de cadrage · 2 semainesVérifier sur vos dossiers.
Un groupe pilote examine les résultats, les exceptions, le temps réellement consacré au travail et les frais d'usage.
Pilote et ajustementsPasser à votre équipe.
Formation, documentation et transfert accompagnent l'utilisation et l'exploitation du périmètre livré.
Production et évolutionVos informations ont besoin d'être structurées ?
Les versions de référence, les gabarits et les accès peuvent faire partie du premier chantier. Ce travail est inclus dans la portée et chiffré avant sa réalisation.
Ce que le pilote doit démontrer
Mesurer le travail complet,
validations comprises.
Le temps : préparation, relecture, corrections et traitement des exceptions.
La qualité : informations manquantes, oublis et reprises nécessaires.
Le fonctionnement : délais entre les étapes et coût d'usage au volume prévu.
Le temps récupéré peut servir à répondre plus vite, améliorer les livrables ou absorber davantage de travail. Il ne représente pas automatiquement une économie de trésorerie.
Les livrables et les budgets
Un processus utilisable.
Une portée et un investissement définis.
Le mandat précise ce qui sera livré, les prérequis et la façon de vérifier le résultat avec votre équipe.
Un fonctionnement adapté.
Étapes, déclencheurs, responsabilités et validations selon votre réalité.
Des sources et outils reliés.
Connexions nécessaires, documents de référence et règles du périmètre convenu.
Des résultats à vérifier.
Critères de qualité, traitement des exceptions et approbations définis avec vos responsables.
Une solution transmise.
Pilote, ajustements convenus, formation et documentation pour l'usage et l'exploitation.
Pour choisir et chiffrer
Atelier de cadrage
Deux ateliers avec vos responsables pour passer d'une intention à un premier plan de réalisation.
- Processus, volumes et systèmes cartographiés.
- Trois cas d'usage évalués : effort, gain potentiel et risques.
- Approche de réalisation recommandée.
- Plan de réalisation sur 90 jours.
2 850 $ CA
Forfait fixe · 2 semaines
Crédité sur le mandat si vous poursuivez.
Pour mettre en place
Un premier processus
Automatisation, assistant IA ou combinaison des deux : les quatre livrables sont adaptés au chantier défini avec vous.
- Un périmètre et des prérequis convenus.
- Des critères de réussite testés au pilote.
- Un transfert à vos utilisateurs et à vos TI.
10 000 à 25 000 $ CA
Enveloppe indicative · temps et matériel plafonné
Portée, budget et calendrier précisés avant signature.
Montants hors taxes, TPS et TVQ en sus. Les abonnements, la consommation des modèles et les frais d'exploitation sont distincts. io4 s'engage sur les moyens et les livrables définis dans l'offre de services.
Et après la livraison ?
Des banques d'heures de 2 500 à 10 000 $ CA permettent de prévoir les ajustements, l'évolution des connexions et l'accompagnement. Les interventions sont convenues avec vous.
Un budget d'usage adapté au processus.
L'estimation distingue les licences, la consommation, l'hébergement éventuel et l'entretien. Elle repose sur le volume, la taille des documents, le modèle retenu et le suivi prévu, puis est vérifiée au pilote.
Voir l'exemple chiffré pour les ODSAvant d'en parler
Les questions
qui comptent.
Les outils, les accès et le niveau d'autonomie se discutent à partir de votre processus réel.
Nous avons déjà Copilot ou ChatGPT. Est-ce utile ?
Oui, si certaines étapes restent manuelles ou si le travail traverse plusieurs systèmes. Nous regardons d'abord ce que vos outils permettent déjà et ce qu'il reste à organiser, à relier ou à automatiser. Les besoins de licences et d'intégration sont évalués séparément.
Faut-il remplacer nos applications ?
Nous cherchons d'abord à travailler avec vos outils existants. Les connexions possibles, leurs limites et les éventuels prérequis sont vérifiés au cadrage.
Est-ce que tout devient autonome ?
Le niveau d'autonomie est défini pour chaque étape. Certaines actions suivent des règles ; d'autres exigent une approbation. Les décisions sensibles et les exceptions sont attribuées à des responsables. Un assistant peut aussi rester entièrement interactif et guider l'utilisateur.
Que se passe-t-il si l'IA se trompe ?
Le pilote teste les résultats et les exceptions sur vos cas. Les vérifications et validations sont choisies selon les conséquences d'une erreur. Les points incertains et les informations manquantes doivent pouvoir être signalés et examinés. La relecture humaine reste nécessaire aux étapes prévues.
Comment sont gérés nos accès et nos données ?
Vos systèmes restent les sources de référence, mais le modèle reçoit les informations nécessaires au traitement. Nous documentons avec vos TI les sources autorisées, les permissions, les destinataires, la conservation et les conditions de traitement de la solution retenue.
Et si nous ne savons pas par quoi commencer ?
Apportez un exemple de travail qui revient chaque semaine, même imparfait. Nous vous aidons à identifier une première piste et les informations nécessaires pour l'évaluer. L'échange initial est sans engagement ; l'atelier de cadrage constitue un mandat distinct.
Votre premier processus
Quel travail votre équipe
aimerait-elle arrêter de refaire ?
Une offre à préparer. Un mandat à démarrer. Une demande à faire approuver. Un rapport à reconstruire.
En 30 minutes, nous examinons votre exemple, vous montrons un processus utilisé chez io4 et identifions une première piste.
Sans engagement · Votre processus · Une démonstration io4